Software de Faturação em Portugal: Que Dados Pode Exportar Antes de Mudar

Antes de cancelar um software de faturação em Portugal, obtenha três conjuntos distintos: o ficheiro SAF-T (PT), um arquivo dos documentos e um conjunto de dados que o novo programa consiga importar. Faça a recolha enquanto ainda tem acesso à conta e combine com o contabilista o momento da mudança.

O erro mais caro é descobrir, depois do cancelamento, que o novo fornecedor importa os clientes mas não o histórico dos documentos, ou que os PDFs que a equipa usa no dia a dia ficaram no portal anterior. Peça amostras e abra os ficheiros antes de aceitar a migração.

O que esperar do SAF-T (PT)

O SAF-T (PT) é um ficheiro estruturado em XML. A Portaria n.º 302/2016 descreve a exportação de um conjunto normalizado de registos e a respetiva estrutura. As perguntas técnicas da Autoridade Tributária e Aduaneira explicam como distinguir, por exemplo, documentos de venda e de transporte no ficheiro.

Peça a exportação para cada entidade e confirme com o contabilista a cobertura dos registos. A Autoridade Tributária indica que a regra geral é abranger o exercício fiscal completo e que a geração mensal do SAF-T (PT) de faturação é uma exceção técnica ligada à dimensão das tabelas de documentos comerciais. A importação no sucessor depende das funções oferecidas pelo fornecedor. Peça que este identifique as tabelas e os campos que consegue aproveitar.

Que outros ficheiros vale a pena pedir

Obtenha cópias legíveis dos documentos emitidos, por exemplo faturas, faturas-recibo e notas de crédito. Quando sejam relevantes para o negócio, reúna também documentos de transporte, anexos e comprovativos associados. Peça um índice com tipo, série, número, data e estado. Verifique se os ficheiros correspondem ao índice e se podem ser abertos fora do portal.

Peça a lista de clientes e o catálogo de produtos ou serviços num formato que o novo fornecedor aceite, como CSV. Combine os campos antes de exportar: identificador interno, designação, contactos ou dados fiscais quando necessários, código do artigo, unidade e moeda, se aplicável. Confirme quem valida o mapeamento dos campos para evitar criar clientes ou artigos duplicados.

Se o programa é usado para acompanhar cobranças, peça também os documentos em aberto, os pagamentos parciais e as referências que ligam pagamentos a faturas. Verifique se o novo sistema recebe estes dados ou se é preciso preservar um mapa de transição separado.

Prepare a transição de séries e saldos

Combine com o contabilista e os dois fornecedores o último dia de emissão no programa antigo, o primeiro dia no novo e o procedimento aplicável às séries. Peça confirmação escrita sobre configuração, comunicação de séries e tratamento de documentos que precisem de correção após a mudança, conforme o caso. Evite presumir que a numeração e o histórico passam automaticamente entre aplicações.

Num ambiente de teste autorizado, importe uma amostra de clientes e artigos e confirme acentos, identificadores e referências. Compare um período fechado entre o programa antigo e os ficheiros exportados: número de documentos por tipo e estado, totais e saldos em aberto. Investigue divergências antes de migrar a restante informação.

Defina como ficará o arquivo depois do cancelamento

Confirme se existe acesso de leitura ao histórico, por quanto tempo, em que condições e se esse acesso é pago. Pergunte quanto tempo demora um pedido de exportação assistida e quando o fornecedor elimina os dados. Combine com o contabilista o plano de conservação aplicável à empresa e mantenha as cópias em local controlado.

Registe a decisão por escrito. Um roteiro prático é exportar, validar, fazer a última emissão, reconciliar as diferenças e só então cancelar. Se algum ficheiro apenas puder ser consultado no portal anterior, defina quem mantém o acesso e como recuperará o documento. A análise do Editorialge sobre computação em nuvem nas empresas em Portugal e no Brasil dá contexto para esta dependência do fornecedor.

Inclua o tempo de exportação, migração e formação da equipa na avaliação. O artigo sobre retorno do investimento em SaaS ajuda a identificar esses custos.